اکسل یک برنامه صفحه گسترده (Spreadsheet) است که برای ثبت، سازماندهی، تحلیل و نمایش دادهها به صورت جدولی استفاده میشود. هسته اصلی آن مبتنی بر محاسبات ریاضی و منطقی است.
اجزای اصلی محیط اکسل:
1. ستون (Column):
- به صورت عمودی قرار دارند و با حروف لاتین (A, B, C, ..., AA, AB, ...) نامگذاری میشوند.
2. سطر (Row):
- به صورت افقی قرار دارند و با اعداد (1, 2, 3, ...) نامگذاری میشوند.
3. سلول (Cell):
- محل تقاطع یک سطر و یک ستون است.
- آدرس سلول از ترکیب نام ستون و شماره سطر تشکیل میشود (مثلاً `C10` به معنای سلول واقع در ستون C و سطر ۱۰).
- از این آدرس برای نوشتن فرمولها استفاده میکنیم. مثال: `=A1+B1`
4. شیت یا کاربرگ (Sheet/Worksheet):
- صفحه اصلی کار است که از شبکهای از سطرها و ستونها تشکیل شده است.
- یک فایل اکسل (Workbook) میتواند شامل چندین شیت باشد که در پایین پنجره قابل مشاهده و مدیریت هستند.
5. نوار ابزار (Ribbon):
- نوار اصلی بالای پنجره اکسل که تمامی دستورات و ابزارها (مانند ویرایش، فرمولنویسی، رسم نمودار و...) در زبانههای مختلف (مانند Home, Insert, Formulas) در آن قرار دارد.
تنظیمات پیشفرض: Options > General
برای دسترسی به این تنظیمات:
(در بخش "When creating new workbooks") File > Options > General
در این بخش میتوانید تنظیمات کلی برای زمانی که یک فایل جدید ایجاد میکنید را مشخص نمایید:
- فونت پیشفرض (Use this as the default font):
- نوع فونت پیشفرض برای تمامی سلولهای workbook جدید را تعیین میکند.
- گزینههای رایج: `Calibri`, `Arial`, `Times New Roman`
- سایز فونت پیشفرض (Font size):
- سایز عددی فونت پیشفرض را تنظیم میکند.
- گزینه رایج: `12`
توجه مهم: این تغییرات فقط بر روی فایلهای جدیدی که پس از اعمال این تنظیمات ایجاد میشوند، اثرگذار است و فایلهای موجود را تغییر نمیدهد.
تنظیمات ذخیرهسازی: Options > Save
برای دسترسی به این تنظیمات:
File > Options > Save
در این بخش مهمترین تنظیمات مربوط به ذخیره خودکار فایل وجود دارد:
- ذخیره خودکار اطلاعات (Save AutoRecover information every ... minutes):
- مهم: این گزینه یک قابلیت نجاتبخش است. اگر اکسل به طور ناگهانی بسته شود، به شما کمک میکند آخرین تغییرات ذخیره شده را بازیابی کنید.
- توصیه میشود این گزینه همیشه فعال باشد.
- بازه زمانی (مثلاً ۱۰ دقیقه) تعیین میکند که اکسل هر چند دقیقه یکبار به طور خودکار از کار شما یک نسخه موقت ذخیره کند.
- محل پیشفرض ذخیره فایل (Default local file location):
- پوشهای را مشخص میکند که به طور پیشفرض، هنگام "ذخیره کردن" (Save) یا "باز کردن" (Open) فایل، پنجره مرورگر فایل در آنجا باز میشود.
نحوه استفاده از آدرس سلول در فرمولنویسی
هنگام نوشتن فرمول، به جای تایپ مستقیم اعداد، از آدرس سلولها استفاده میکنیم. این کار باعث میشود:
- فرمولها پویا (Dynamic) باشند.
- اگر داده درون سلول تغییر کند، نتیجه فرمول به طور خودکار بهروزرسانی میشود.
درنهایت درک این مفاهیم پایه (سطر، ستون، سلول، شیت و فرمولنویسی با آدرس سلول) و تنظیمات اولیه، اولین و ضروریترین گام برای کار حرفهای و بدون دردسر با نرمافزار اکسل است.