سند حسابداری در واقع مدرکی رسمی و پایهای است که تمام رویدادهای مالی یک کسبوکار (مثل خرید، فروش، پرداخت یا دریافت وجه) در آن بهصورت ثبت بدهکار و بستانکار ثبت میشود. طراحی و ایجاد سند حسابداری یعنی تهیهی جدولی که بتواند این رویدادها را به شکلی منظم و شفاف نشان دهد.
یک سند حسابداری استاندارد معمولاً شامل بخشهای زیر است:
- شماره سند و تاریخ: برای نظم و ارجاع دقیق.
- شرح یا توضیح رویداد مالی: مثلاً "خرید مواد اولیه" یا "پرداخت اجاره".
- کد حساب و نام حساب: براساس سرفصلهای حسابداری.
- ستون بدهکار و بستانکار: ثبت مبلغ در ستون مناسب بسته به ماهیت رویداد.
- جمع ستونها: که باید همیشه برابر باشد (اصل تراز).
اهمیت طراحی سند حسابداری در اکسل این است که میتوان با ایجاد یک فرم استاندارد، ورود اطلاعات را ساده کرد و به کمک فرمولها یا حتی ابزارهایی مثل Data Validation (برای انتخاب حسابها از لیست کشویی) و SUM(برای جمع خودکار مبالغ)، کنترل صحت سند را انجام داد. به این ترتیب، هر رویداد مالی بهطور دقیق ثبت میشود و پایهای برای تهیه صورتهای مالی مثل ترازنامه و صورت سود و زیان فراهم میآید.