دفتر روزنامه یکی از مهمترین دفاتر حسابداری است که تمام رویدادهای مالی یک واحد اقتصادی به ترتیب تاریخ در آن ثبت میشود. هدف از طراحی دفتر روزنامه این است که هیچ رویداد مالی فراموش یا اشتباه ثبت نشود و اطلاعات پایهای لازم برای تهیه دفتر کل و صورتهای مالی فراهم گردد.
یک دفتر روزنامه استاندارد معمولاً شامل ستونهای زیر است:
- تاریخ: زمان وقوع رویداد مالی.
- شماره سند: شمارهای که به هر سند حسابداری اختصاص داده میشود.
- شرح رویداد: توضیح مختصر مثل "خرید کالا" یا "دریافت وجه نقد".
- کد حساب و نام حساب: بر اساس سرفصلهای حسابداری.
- ستون بدهکار و بستانکار: برای ثبت مبلغ در طرف مربوطه.
- مرجع یا شماره صفحه دفتر کل (اختیاری): برای ارتباط بین دفتر روزنامه و دفتر کل.
در محیط اکسل میتوان دفتر روزنامه را بهصورت یک جدول طراحی کرد و با استفاده از قابلیتهایی مثل:
- Data Validation(لیست کشویی برای انتخاب حسابها)،
- Conditional Formatting(برجستهسازی خطاها یا مقادیر نامتوازن)،
- و SUM(جمع خودکار بدهکار و بستانکار برای کنترل تراز بودن)
یک فرم حرفهای و پویا ساخت. به این ترتیب، ثبت روزانه رویدادها سریعتر، دقیقتر و قابل گزارشگیری خواهد بود.