در اکسل وقتی جدولی مثل فاکتور فروش یا دفتر حسابداری طراحی میکنیم، مرحلهی تنظیمات چاپ اهمیت زیادی دارد تا خروجی کاغذی خوانا و مرتب باشد. تنظیمات چاپ در اکسل از طریق زبانهی Page Layout و بخش Print (یا میانبر Ctrl+P) انجام میشود. مهمترین گزینهها:
- انتخاب ناحیه چاپ (Print Area): میتوانید بخشی از شیت را به عنوان محدوده چاپ تعیین کنید تا فقط همان بخش روی کاغذ بیاید.
- جهت صفحه (Orientation): عمودی (Portrait) یا افقی (Landscape) بسته به عرض جدول.
- اندازه کاغذ (Paper Size): معمولاً A4 یا هر فرمتی که نیاز دارید.
- حاشیهها (Margins): قابل تنظیم برای متناسب کردن محتوا با صفحه.
- Fit to One Page: برای فشرده کردن جدول روی یک یا چند صفحه مشخص بدون اینکه بخشی جا بماند.
- Headers & Footers: درج عنوان شرکت، شماره صفحه، تاریخ یا لوگو در بالای صفحه یا پایین صفحه.
- Gridlines / Row & Column Headings: تعیین اینکه خطوط جدول یا شماره ستونها/سطرها چاپ شوند یا نه.
اهمیت این مرحله در حسابداری این است که اسناد مالی باید ظاهری رسمی و خوانا داشته باشند، چون مبنای تصمیمگیری مدیران و حتی مراجع قانونی هستند. بنابراین با کمی دقت در تنظیمات چاپ، میتوان از یک فایل ساده اکسل، سندی حرفهای و استاندارد تهیه کرد.