ماکرو در اکسل مجموعه‌ای از دستورات و عملیات خودکار است که می‌تواند کارهای تکراری را با یک کلیک انجام دهد. ماکرو چاپ به زبان ساده یعنی نوشتن یا ضبط یک ماکرو برای انجام عملیات چاپ به‌صورت خودکار و بدون نیاز به تکرار تنظیمات دستی.
برای مثال، فرض کنید هر بار می‌خواهید یک فاکتور یا گزارش خاص را چاپ کنید، اما باید مرتب ناحیه چاپ، جهت صفحه، اندازه کاغذ و هدر/فوتر را تنظیم کنید. با ضبط یک ماکرو (از مسیر View → Macros → Record Macro) می‌توانید این مراحل را فقط یک بار انجام دهید. بعد از توقف ضبط، ماکرو ذخیره می‌شود و هر بار که اجرا شود، همان تنظیمات چاپ و دستور پرینت به‌طور خودکار انجام خواهد شد.
ماکرو چاپ مزیت‌های زیادی دارد:
- سرعت بالا در چاپ اسناد تکراری.
- جلوگیری از خطای انسانی در تنظیمات چاپ.
- استاندارد شدن خروجی‌های مالی مثل فاکتورها یا دفاتر حسابداری.
همچنین اگر به زبان VBA مسلط باشید، می‌توانید ماکرو چاپ را شخصی‌سازی کنید (مثلاً چاپ چند شیت پشت سر هم، یا ذخیره سند به صورت PDF قبل از پرینت).